Byrokratia on organisaatiomuoto, joka koostuu hierarkiasta, ja jossa erilaistetaan tietämys ja asiantuntijuus. Tämä määritelmä kuulostaa aivan jokaisen yrityksen rakenteelta. Tarkemmin ajateltuna tämä itsestään selvä rakenne ei kuitenkaan ole jokaisessa yrityksessä toimiva eikä jokainen yritys sitä mallinaan käytä. Byrokraattiseen organisaatiomuotoon liittyy tiiviisti myös säännöt ja kurinpito on järjestetty hierarkkisesti. Toisaalta eihän yritys voi toimia ellei sääntöjä noudateta tai kurinpitoa ole järjestetty. Tai voihan yritys toimia mutta menestyykö se?

Weberin byrokratian 15 periaatteesta eritoten 5. ja 15. periaate jäi mieleen: (5.) The rules tend to be formally codified ja (15.) Communication, coordination, and control are centralized in the organization. Säännöt, kommunikointi ja ohjaus ovat keskeisiä tekijöitä organisaatioissa.

Byrokraattiset organisaatiot voivat miellyttää työntekijöitä, koska ne rajoittavat mielivaltaista valtaa ja etuoikeuksia, kukaan ei ole lain yläpuolella, kukaan ei voi paeta sääntöjä ja takaa oikeuden valittaa. Voiko todellakin olla jossain niin hyvä tilanne, että kaikki olisi näin musta-valkoista? Että jokainen on todellakin samanarvoinen eikä suosimista tapahdu. Tosipaikan tullen, olemmeko kuitenkaan niin rohkeita, että valittaisimme ja nostaisimme itsemme kuuluviin byrokratian rattaissa. Kontrolloitu ja ohjattu organisaatio toimii niin kauan kuin byrokratiaa pyörittävät ihmiset, jotka ovat oikeudentajuisia ja tasapuolisia. Tällöin henkilökemioiden ei pitäisi vaikuttaa työpaikalla. Meitähän ohjaillaan jo kouluajoista lähtien. Koulut ovat byrokraattisia: niissä on selvä hierarkia ja säännöt. Onko koulu kuitenkaan hyvä esimerkki? Toteutuvatko siellä byrokratian määritelmät? Uutiset kiusaamisesta ja suosimisesta hieman kyllä horjuttavat uskoa. On luontaista varmasti, että myöhemminkin aikuisiällä tuntuu, että byrokratia on niin tavanomaista, että sen muotoja kannattaa jäljitellä. Byrokratia on toisaalta myös kulttuurisidonnaista ja pitkälti kulttuurillisista syistä joitakin malleja ja käytäntöjä pidetään, mistä tahansa syystä, arvostettuina ja ilmaistaan suurena kulttuurisena pääomana. Byrokraattisissa organisaatioissa hierarkkinen ohjaus ja selkeä tehtäväjako takaavat toiminnan turvallisuuden, tehokkuuden ja selkeyden kuten sairaaloissa, poliisiasemilla, armeijassa yms. Toimisiko tämä luovilla-aloilla tai tutkimusalalla, jossa itse työskentelen? En usko, että näillä aloilla yksilön rajoittaminen nostaisi esimerkiksi työtehoa.

Kontingenssiteorialla on kolme avainoletusta: mitä vakaampi ja ennustettavissa oleva ympäristö on, sitä todennäköisemmin organisaatiolla on byrokraattinen rakenne; jos organisaatio omaksuu rutinoituja teknologioita, se on byrokraattisempi; kun organisaatio kasvaa, siitä tulee byrokraattisempi. Nykypäivänä kuitenkin vältellään tällaisten rakenteiden syntymistä. Uudensukupolven johtajat pyrkivät rakentamaan ei-byrokraattisia organisaatiomalleja, painottamaan matalia rakenteita, monitaitoisia kyvykkyyksiä enemmin kuin jäykkää työnjako ja ennemmin epämuodollista kuin korkeaa muodollista astetta. Koetaan, että perinteisillä byrokraattisilla menetelmillä johtaja saa yrityksen käyttöön kuuliaisuuden, ahkeruuden ja asiantuntemuksen, mutta ne eivät enää riitä. Yritysmallit ja – alat muuttuvat. Esimerkiksi perinteinen teollisuus on Suomesta vähenemässä ja yritysrakenteet keventymässä. Työpaikoilla ei enää työskentele satoja henkilöitä ja työpisteet voivat olla työntekijöiden kotona etäperiaatteella. Kuinka totaalibyrokratia voisi näin ollen toimia?

 

JS